ERP: мифы и реальность

ХХI век можно смело назвать веком высоких технологий. В последнее время многие предприятия в целях приобретения новых конкурентных преимуществ используют современные информационные технологии в бизнесе, поскольку именно информация становится стержнем практически любой организованной структуры. При этом в понятие "информационные технологии" закладывается не просто оснащение предприятия двумя-тремя компьютерами, а именно внедрение комплексных дорогостоящих технологий, например интегрированных систем управления ресурсами предприятий (ERP-систем).

В ходе внедрения возникает много вопросов, нестандартных ситуаций, складываются мифы. Кто-то находит во внедряемых технологиях плюсы, кто-то — минусы, у каждого заказчика есть свое видение задачи. Рассмотрим наиболее распространенные мифы и предубеждения, с которыми приходится сталкиваться в процессе реализации проектов по внедрению ERP-систем.

Миф № 1: "У нас внедряется ERP-система"

Что должно входить в состав системы?

Под ERP понимается в данном случае стандарт MRP II (Manufacturing Resource Planning), принятый APICS (American Production and Inventory Control Society), а также функциональность, дополняющая финансовый контур системы.

Программный продукт класса MRP II, согласно стандартам, утвержденным APICS, включает следующие 16 функций:

1. Sales and Operation Planning — планирование продаж и производства;
2. Demand Management — управление спросом;
3. Master Production Scheduling — составление плана производства;
4. Material Requirement Planning — планирование потребностей в сырье и материалах;
5. Bill of Materials — спецификации продукции;
6. Inventory Transaction Subsystem — складская подсистема;
7. Scheduled Receipts Subsystem — отгрузка готовой продукции;
8. Shop Flow Control — управление производством на цеховом уровне;
9. Capacity Requirement Planning — планирование производственных мощностей;
10. Input/output control — контроль входа/выхода;
11. Purchasing — материально-техническое снабжение;
12. Distribution Resource Planning — планирование запасов сбытовой сети;
13. Tooling Planning and Control — планирование и управление инструментальными средствами;
14. Financial Planning — финансовое планирование;
15. Simulation — моделирование;
16. Performance Measurement — оценка результатов деятельности.

Проанализировав результаты 50 ERP-проектов, реализованных на российских предприятиях, можно убедиться в том, что зачастую внедряется лишь ограниченное число "учетных" модулей (рис. 1). Практически во всех проектах используются модули финансового учета, учета продаж, закупок и управления складами. Однако модули MRP, CRP, MPS внедрены лишь в одном проекте из пяти, хотя они представляют особую ценность для растущего производственного предприятия.

Реальность № 1. Даже если внедряемая система формально соответствует стандарту MRP II, в большинстве проектов внедрение ограничено несколькими "учетными" модулями. Другими словами, заказчик получает учетную систему вместо ERP-системы.

Миф № 2: "Благодаря ERP продажи уже завтра вырастут вдвое"

Внедрение ERP, несомненно, повышает ценность предприятия. Вы сможете увидеть скрытые резервы, уменьшать себестоимость продукции, оптимизировать затраты. Однако важно помнить, что такая система, в первую очередь, инструмент. Использовать его нужно в соответствии с разработанной стратегией развития предприятия.

Если ваша стратегическая задача удвоить выручку, необходимо разработать все необходимые мероприятия для этого, к примеру:

• начать выходить на новые рынки;
• повысить качество продукции;
• уменьшить стоимость продукции;
• провести рекламную кампанию;
• прочее.

ERP систему в таком случае нужно рассматривать как инструмент, позволяющий:

• уменьшить стоимость продукции за счет оптимизации производства и контроля над расходами и затратами;
• улучшить качество продукции за счет использования утвержденных маршрутов и спецификации, закупки сырья у проверенных поставщиков и т. д.

Заказчику надо четко представлять, что он ожидает получить в результате внедрения. Нет ничего хуже размытых формулировок целей проекта. Изменение целей может привести к остановке внедрения. Но уточнение целей, их детализация в ходе работ естественны и полезны.

Что считать уточнением целей, а что изменением? Допустим, при старте проекта мы определили следующую цель: время обработки заказа клиента не должно превышать 25 мин. В ходе проекта цель может быть детализирована следующим образом:

• время составления заказа — 5 мин;
• время передачи на склад — 5 мин;
• складская обработка — 10 мин;
• распечатка документов — 5 мин.

Если же в ходе проекта выяснилось, что нам не важно время обработки заказов клиентов, а есть острая необходимость в оптимизации складских остатков, произойдет изменение целей проекта.

Реальность № 2. Если у проекта по внедрению ERP-системы отсутствуют цели или они сформулированы недостаточно четко, если задачи проекта расходятся со стратегическими целями предприятия, то внедрение ERP-системы неминуемо приведет к безрезультатным финансовым и временным затратам. Таким образом, на старте проекта крайне важно правильно определить его цели.

Миф № 3: "Бизнес-процессы моей компании самые совершенные"

Часто приходится встречаться с руководителями среднего звена, которые занимают жесткую позицию: "Мы много лет работали таким образом, нам незачем менять свои бизнес-процессы". Эта фраза приводит в уныние любого консультанта по внедрению. "Их не нужно изменять или совершенствовать. Все, что нужно от внедренца, — перенести бизнес-процессы нашего предприятия в ERP-систему", — считает такой руководитель. Он пытается заставить консультанта скопировать существующий бизнес-процесс в систему, даже если это приведет к нарушению логики работы целого модуля или всей системы.

Чем дольше не совершенствовался какой-либо бизнес-процесс на предприятии, тем выше вероятность, что совершенствовать его необходимо. В идеале на современном предприятии должна существовать специальная служба, занимающаяся совершенствованием бизнес-процессов.

Реальность № 3. Если копировать существующие бизнес-процессы, не анализируя, как они вписываются в цели проекта, то достижение целей такого проекта будет весьма проблематичным.

Миф № 4: "Самые совершенные бизнес-процессы — в ERP-системе"

"Мы купили ERP-систему, чтобы она научила нас правильно работать. Мы готовы сломать существующие и внедрить у себя самые передовые процессы в том виде, в каком они реализованы в базовом функционале ERP-системы. Это позволит нам стать лидером отрасли". Так, несколько утрируя, можно обозначить еще одно распространенное заблуждение.

ERP-система — не коробочный продукт. И не может им быть. Если бы можно было стать лидером в своей отрасли, только внедрив ERP-систему, то все ваши конкуренты давно бы поступили именно так (см. миф № 2).

Большинство бизнес-процессов, включенных в стандартный функционал, подходит большинству предприятий, условно говоря, на 80%. Остальные 20% требуется усовершенствовать при внедрении.

Может показаться, что мифы № 3 и № 4 противоречат друг другу. На самом же деле это два противоположных полюса. Необходимо найти золотую середину.

Реальность № 4. Внедряемая система должна иметь возможность поддерживать изменения бизнес-процессов как в цикле внедрения, так и в промышленной эксплуатации.

Миф № 5: "Все мои сотрудники мечтают о новой системе"

"Они с большим энтузиазмом начнут в ней работать, как только представится такая возможность. Они будут обучаться в свободное от работы время столько, сколько потребуется для последующей эксплуатации", — так полагал один из наших клиентов, директор фирмы. Очень скоро ему пришлось убедиться в обратном. Директор производства постоянно решал технологические проблемы, логистик пропадал на таможне, а директор склада был занят срочной отгрузкой товара.

Встречается открытый саботаж внедрения и скрытый, когда сотрудники утаивают или искажают важную информацию. Чем позже это выявляется, тем больше рисков и проблем возникает при реализации проекта.

Реальность № 5. Необходима сильная административная поддержка проекта со стороны руководства заказчика. Безразличие генерального директора порождает такое же отношение к проекту менеджеров среднего звена, что приводит к бездействию всего остального персонала.

Миф № 6: "Консультант сам знает, что мне нужно от этой системы"

"Я ведь нашел самых опытных консультантов. У меня и моих специалистов нет времени на разговоры. Пусть устанавливают свою ERP-систему и показывают мне кнопку, которую я должен буду нажать, чтобы распечатать отчет".

Если бы все было так просто, был бы давно создан коробочный продукт (см. миф № 4).

Реальность № 6. Никто, в том числе и консультант, не знает ваш бизнес лучше вас — заказчика ERP-системы.

Наилучший вариант, когда в процессе внедрения заказчик и консультант выступают как партнеры — союзники в поиске оптимальных решений.

Чем лучше консультант знает бизнес заказчика, тем эффективнее в конечном счете будет работать система.

Миф № 7: "ERP-систему можно внедрить за 6-8 месяцев"

Если это действительно так, то, вероятно, речь идет о внедрении очень ограниченного функционала (см. миф № 1). Полное внедрение ERP-системы всегда сопряжено с организационными изменениями на предприятии. Опыт подсказывает, что только внедрение стандартного учетного функционала требует от 6 до 12 месяцев.

Реальность № 7. На работающем предприятии полноценное внедрение ERP-системы с модулями производственного планирования (MRP, MPS, CRP) занимает, как правило, более полутора лет.

Миф № 8: "Нам не нужна ERP-система"

Если ваша компания — естественный монополист, единственный в отрасли, то, возможно, в ERP-системе необходимости нет. Если же у вас есть конкуренты, в ваших интересах уменьшение транзакционных издержек. Внедрение ERP-системы — один из необходимых шагов в этом направлении.

Реальность № 8. Если через 2-3 года у вас не будет работать ERP-система, то вполне возможно, что через 4-5 лет вашего предприятия уже не будет.

Об авторе:

Александр Зубрицкий, директор департамента систем управления проектами компании "ЛАНИТ".